Birta starfar í samræmi við lög um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða
Stjórnkerfi Birtu lífeyrissjóðs, líkt og annarra lífeyrissjóða á almennum vinnumarkaði, endurspeglar þá áherslu í kjarasamningum um lífeyrismál að rekstur og gæsla sjóðanna sé á sameiginlegri ábyrgð atvinnurekenda og launamanna. Stjórnir sjóðanna eru ávallt skipaðar fulltrúum stéttarfélaga og samtaka atvinnurekenda að jöfnu og fulltrúar þessara aðila skiptast á að hafa á hendi formennsku í stjórninni.
Stjórn Birtu ber ábyrgð á að starfsemi sjóðsins sé í samræmi við lög sem um hana gilda, sbr. einkum lög nr. 129/1997 um skyldutryggingu lífeyrisréttinda og starfsemi lífeyrissjóða. Þá hefur stjórnin jafnframt með höndum eftirlit með rekstri, bókhaldi og ráðstöfun eigna sjóðsins. Helstu starfsskyldum stjórnar er lýst í 29. gr. laga nr. 129/1997.
Framkvæmdastjóri annast daglegan rekstur sjóðsins og fylgir stefnu og fyrirmælum stjórnar. Óvenjulegar eða mikilsháttar ráðstafanir getur framkvæmdastjóri því aðeins gert að stjórn heimili þær.
Framkvæmdastjóri er ábyrgur en honum til aðstoðar eru staðgengill hans (lögmaður sjóðsins), forstöðumaður skrifstofu- og rekstrarsviðs, forstöðumaður eignastýringar og áhættustjóri sjóðsins.
Birta er einn þeirra lífeyrissjóða sem starfar innan vébanda aðila vinnumarkaðarins. Fulltrúaráð launamanna og atvinnurekenda skipa stjórn sjóðsins. Samkvæmt kjarasamningi ASÍ og SA um stjórnskipan lífeyrissjóða skal samráð haft við fulltrúaráð sjóðsins, m.a. um fjárfestingarstefnu og það sem hæst ber í rekstri hverju sinni. Birta hefur m.a. kynnt verkefni á sviði umhverfismála og skógræktar auk eigendastefnu fyrir fulltrúaráðum sjóðsins.
Regluvörður heldur utan um eignarhald og stöðu stjórnarmanna og stjórnenda í einstökum félögum, verðbréfakaup og fleira, á grundvelli reglna sjóðsins um verðbréfaskipti stjórnar og starfsmanna. Þá gilda almennar hæfisreglur um vanhæfi til meðferðar máls. Á það m.a. við afgreiðslu einstakra mála á stjórnarfundum, lánafyrirgreiðslu og fleira.
Stjórn sjóðsins skal skipuð fulltrúum launamanna og samtaka atvinnurekenda að jöfnu. Stjórnin skal skipuð átta mönnum og skulu fjórir kjörnir af fulltrúum launamanna og fjórir kjörnir af samtökum atvinnurekenda. Kjörtímabil stjórnar er tvö ár og skal kjósa tvo fulltrúa launamanna og tvo fulltrúa atvinnurekenda hvert ár. Tryggja skal að kynjahlutföll í stjórninni séu í samræmi við ákvæði laga. Helmingi færri varamenn skal kjósa með sama hætti og til sama tíma og aðalmenn.
Stjórn sjóðsins fjallar um allar meiriháttar ákvarðanir í rekstri hans, afgreiðir efni ársreiknings og ársskýrslu ásamt veigamestu stefnuskjölum sjóðsins, þ.m.t. fjárfestingarstefnu og eigendastefnu.
Stjórn sjóðsins fer með yfirstjórn hans. Hún fjallar um allar meiriháttar ákvarðanir varðandi stefnumótun og starfsemi sjóðsins og annast um að nægjanlegt eftirlit sé með starfseminni og meðferð fjármuna hans. Stjórnin ræður framkvæmdastjóra og setur honum starfsreglur. Á grundvelli þeirra upplýsir framkvæmdastjóri stjórn um rekstur sjóðsins og meðferð fjármuna hans, auk þess sem allar óvenjulegar og meiriháttar ákvarðanir eru bornar undir stjórn.
Stjórn ákvarðar laun og önnur starfskjör framkvæmdastjóra.
Nefnd um laun stjórnarmanna undirbýr og leggur fram tillögur að launum stjórnarmanna, bæði aðal- og varamanna, fyrir hvern ársfund. Í tillögum sínum skal nefndin miða við að laun stjórnarmanna endurspegli þær kröfur sem gerðar eru til þeirra og þann tíma sem verja þarf til stjórnarstarfa. Nefndin kynnir stjórn tillögur sínar eigi síðar en tveimur vikum fyrir ársfund sjóðsins. Nefndin er skipuð fjórum fulltrúaráðsmönnum til þriggja ára og er jafnt hlutfall fulltrúa atvinnurekenda og launamanna í nefndinni. Formaður stjórnar hefur seturétt á fundnum nefndarinnar.
Stjórn setur sjóðnum starfskjarastefnu varðandi starfskjör stjórnenda sem lögð skal fram til samþykktar á ársfundi og birt í ársskýrslu og á heimasíðu sjóðsins.
Fulltrúar launamanna og Samtaka atvinnulífsins starfrækja hvorir um sig valnefnd (uppstillingarnefnd) sem fjallar um hæfi einstaklinga sem gefið hafa kost á sér til stjórnarstarfa. Tilnefningaraðilar skulu óska eftir starfskröftum hæfra einstaklinga til stjórnarstarfa með auglýsingum og almennri hvatningu og haga störfum sínum skv. því sem nánar greinir í kjarasamningi ASÍ og SA um lífeyrismál frá 12. desember 1995, með síðari breytingum, sbr. samkomulag dags. 24. apríl 2018. Ákvæði um valnefndir og nefnd um laun stjórnarmanna er að finna í samþykktum Birtu, gr. 5 og gr. 6.
Stjórnarmenn lífeyrissjóða verða á hverjum tíma að uppfylla hæfisskilyrði laga nr. 129/1997, þ.m.t. almennt og sérstakt hæfi. Til viðbótar skulu þeir búa yfir nægjanlegri þekkingu og starfsreynslu til að gegna stöðu sinni á tilhlýðilegan hátt, sbr. 4. mgr. 31. gr. laga nr. 129/1997. Sérstök ráðgjafanefnd á vegum Seðlabanka Íslands metur hæfi stjórnarmanna og framkvæmdastjóra. Í því skyni hefur Birta greitt fyrir sérstakt undirbúningsnámskeið sem stjórnarmenn sækja í aðdraganda hæfismats Seðlabanka Íslands.
Stjórn Birtu hefur sömuleiðis sett sér sérstaka endurmenntunarstefnu sem miðar að því að stjórnarmenn sæki sér viðeigandi fræðslu sem nýtist í starfi. Með kjarasamningu ASÍ og SA um stjórnskipan lífeyrissjóða var samið um að koma á fót valnefndum launamanna og atvinnurekenda sem mynda fulltrúaráð sjóðanna. Valnefndir hafa það hlutverk að auglýsa eftir og yfirfara framboð til setu í stjórn sjóðsins með það fyrir augum að tryggja breidd í hæfni, reynslu og þekkingu stjórnar á hverjum tíma.
Stjórn Birtu metur störf sín með reglubundnum hætti
Stjórn hefur um nokkurra ára skeið undirgengist árlegt sjálfs- og árangursmat, sem síðan er kynnt og rætt á fundi stjórnar. Valnefndir sjóðsins, sem í sitja fulltrúar úr baklandi, hafa sömuleiðis haft aðgang að matinu. Stjórn fundar einu sinni á ári án stjórnenda sjóðsins þar sem störf framkvæmdastjóra og frammistaða eru rædd sérstaklega. Sjóðurinn hefur sett sér reglur um hæfi lykilsstarfsmanna, þar sem fjallað er um þær kröfur sem gerðar eru til lykilstarfsmanna, m.a. þekkingu og starfsreynslu til að geta gegnt stöðu sinni á tilhlýðilegan hátt.
Ólafur Sigurðsson
Framkvæmdastjóri Birtu hefur yfirumsjón með daglegum rekstri sjóðsins. Hann hefur ákvörðunarvald í öllum rekstrar- og fjárhagslegum málefnum sjóðsins samkvæmt fyrirmælum stjórnar. Framkvæmdastjóri hefur verið metinn hæfur af Seðlabanka Íslands. Framkvæmdastjóri ræður starfsmenn til sjóðsins. Framkvæmdastjóri er ekki kjörgengur sem stjórnarmaður í lífeyrissjóðnum. Ákvarðanir sem eru óvenjulegar eða mikils háttar skal framkvæmdastjóri aðeins taka með sérstakri ákvörðun stjórnar eða samkvæmt áætlun sem samþykkt hefur verið af stjórninni.
Framkvæmdastjóri ber ábyrgð á að bókhald sjóðsins sé fært í samræmi við lög og viðurkenndar venjur. Honum ber einnig að fylgja þeirri fjárfestingarstefnu sem og þeim útlánareglum sem stjórnin setur. Á reglubundnum stjórnarfundum skal framkvæmdastjóri leggja fram yfirlit um fjárfestingar, rekstur og efnahag sjóðsins.
Starfskjarastefna Birtu lífeyrissjóðs er mótuð af stjórn og tekin fyrir á ársfundi í samræmi við gr. 5.7 og gr. 6.5 í samþykktum sjóðsins.
Starfskjarastefna Birtu lífeyrissjóðs er mótuð af stjórn og tekin fyrir á ársfundi í samræmi við gr. 5.7 og gr. 6.5 í samþykktum sjóðsins. Stefnunni er ætlað að treysta markmið stjórnar um framúrskarandi þjónustu við sjóðfélaga og árangursríkan rekstur til langtíma. Það er stefna stjórnar að bjóða á hverjum tíma samkeppnishæf starfskjör, sambærileg við það sem gerist í starfsumhverfi hans og í samræmi við umsvif, ábyrgð og árangur í starfi. Það er trú stjórnar að með því verði Birta lífeyrissjóður eftirsóknarverður starfsvettvangur framúrskarandi starfsmanna. Starfskjarastefnan nær yfir helstu atriði í starfs- og launakjörum stjórnarmanna, framkvæmdastjóra, lykilstarfsmanna og annarra starfsmanna lífeyrissjóðsins.
Stjórnarmönnum skulu greidd laun í samræmi við ákvörðun ársfundar. Sérstök nefnd um laun stjórnarmanna skal skv. gr. 6.6 í samþykktum sjóðsins, undirbúa og leggja fram tillögur að launum stjórnarmanna, bæði aðal- og varamanna, fyrir hvern ársfund. Í tillögum sínum skal nefndin miða við að laun stjórnarmanna endurspegli þær kröfur sem gerðar eru til þeirra og þann tíma sem verja þarf til stjórnarstarfa. Nefndin skal kynna stjórn tillögur sínar eigi síðar en tveimur vikum fyrir ársfund lífeyrissjóðs. Skulu fulltrúaráð skipa nefndina fjórum fulltrúum til þriggja ára. Skal vera jafnt hlutfall fulltrúa atvinnurekenda og launamanna í nefndinni. Lífeyrissjóðurinn greiðir ferðakostnað og dagpeninga vegna starfa stjórnarmanna sem hafa lögheimili utan höfuðborgarsvæðisins.
Starfskjör framkvæmdastjóra skulu ákvörðuð í ráðningarsamningi sem staðfestur er af stjórn sbr. 1. tl. 3. mgr. 29. gr. laga um lífeyrissjóði. Föst laun og aðrar greiðslur skulu vera sambærileg við það sem gerist í starfsumhverfi hans og í samræmi við umsvif, ábyrgð og árangur í starfi. Í ráðningarsamningi skal tiltaka önnur starfskjör sem tíðkanleg eru í hliðstæðum störfum. Þar skal kveðið á um greiðslur í lífeyrissjóð, orlof, hlunnindi og uppsagnarfrest. Starfskjör framkvæmdastjóra skal endurskoða árlega. Við slíka endurskoðun skal höfð hliðsjón af frammistöðu, þróun launakjara á markaði og afkomu lífeyrissjóðsins.
Við gerð ráðningarsamnings framkvæmdastjóra skal haft að leiðarljósi að ekki komi til frekari greiðslna við starfslok en fram koma í ráðningarsamningi.
Framkvæmdastjóri annast daglegan rekstur sjóðsins og skal hann fara eftir þeirri stefnu og fyrirmælum sem sjóðstjórn hefur gefið. Framkvæmdastjóri ræður lykilstarfsmenn og skal við slíkar ákvarðanir gæta samráðs við formann og varaformann stjórnar á hverjum tíma. Við ákvörðun starfskjara lykilstarfsmanna skal gætt sömu sjónarmiða og fram koma í 1. gr. Ráðstafanir sem eru óvenjulegar eða mikils háttar getur framkvæmdastjóri aðeins gert samkvæmt heimild frá sjóðstjórn.
Við ákvörðun starfskjara annarra starfsmanna skal taka mið af ofangreindum reglum eftir því sem við á, að höfðu samráði við forstöðumann skrifstofu- og rekstrarsviðs.
Starfskjör starfsfólks Birtu eru ekki árangurstengd.
Í ársreikningi skal stjórn gera grein fyrir kjörum stjórnarmanna, framkvæmdastjóra og þeirra lykilstarfsmanna sem falla undir ákvæði reglugerðar um ársreikninga lífeyrissjóða á hverjum tíma. Upplýsa skal um heildarfjárhæð greiddra launa á árinu og launa frá fyrra ári.
Starfskjarastefnu þessa skal birta á birta.is.
Starfskjarastefna lífeyrissjóðsins skal tekin til afgreiðslu á hverjum ársfundi og skal hún og borin undir hann til samþykktar eða synjunar. Heimilt er að endurskoða starfskjarastefnuna milli ársfunda og skulu breytingar á stefnunni þá lagðar fyrir ársfund til samþykktar. Starfskjarastefnan er leiðbeinandi fyrir lífeyrissjóðinn, stjórn hans og framkvæmdastjóra. Ef stjórn lífeyrissjóðsins víkur frá starfskjarastefnunni skal það rökstutt í hverju tilviki fyrir sig í gerðabók sjóðsins. Stjórnin skal greina frá frávikum og ástæðum þeirra á næsta ársfundi sjóðsins.
Stjórn Birtu lífeyrissjóðs ber á grundvelli 5. tl. 3. mgr. 29. gr. laga nr. 129/1997 um skyldutryggingu lífeyrisréttinda að setja sjóðnum reglur um verðbréfaviðskipti sjóðsins, stjórnar hans og starfsmanna. Gildandi reglur eru byggðar á leiðbeinandi verklagsreglum Landssamtaka lífeyrissjóða um viðskipti stjórnarmanna og starfsmanna lífeyrissjóðs með fjármálagerninga og skulu endurskoðaðar reglulega.
Stjórn sjóðsins skipar regluvörð til að stuðla að fylgni við reglurnar og svo leita megi til hans eftir ráðgjöf og leiðbeiningum í tengslum við lagakröfur til sjóðsins sem fagfjárfestis á skipulögðum verðbréfamarkaði.
Lögmaður sjóðsins gegnir stöðu regluvarðar fyrir sjóðinn á grundvelli sérstaks erindisbréfs og staðgengill hans er áhættustjóri sjóðsins. Regluvörður nýtur sjálfstæðis í störfum sínum og er hann í því skyni skipaður af stjórn. Á reglulegum fundum regluvarðar með framkvæmdastjóra, áhættustjóra og forstöðumanni skrifstofu- og rekstrarsviðs sjóðsins eru reglur, verklag og ferlar yfirfarnir og þau mál sem upp koma hverju sinni könnuð og rædd. Regluvörður veitir árlega skýrslu um störf sín til stjórnar og oftar ef þörf krefur.
Meginverkefni regluvarðar sjóðsins er að hafa eftirlit með því að framfylgt sé gildandi reglum Birtu lífeyrissjóðs á hverjum tíma um viðskipti stjórnarmanna og starfsmanna sjóðsins með fjármálagerninga. Þá skal regluvörður hafa eftirlit með því að Birta starfi í samræmi við þær reglur sem um starfsemina gilda og lúta að viðskiptum með skráða fjármálagerninga.
.
